Servicios generales a Congresos Y Convenciones

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Inicio

1) Convocatoria y Promoción

Desarrollo de web del congreso y creación de red social para el contacto entre la organización, ponentes y asistentes
Elaboración de una base de datos de posibles interesados en asistir al congreso, así como de posibles expositores y patrocinadores
Diseño del programa-folleto informativo
Envíos de información por correo, emailings, chequeo telefónico
Campaña publicitaria en medios especializados y generalistas

2) Asistencia al Comité Científico

3) Secretaría Técnica del Congreso

Gestión de las inscripciones de los congresistas, así como gestiones de cobro necesarias y emisión de facturas
Envío de confirmaciones
Servicio de acreditación del congreso
Reservas hoteleras (reserva de hoteles, negociación de cupos y precios de habitaciones, estudio de necesidades especiales….)
Transportes (Diseño, coordinación, señalización y control del transporte, traslados individuales, traslado desde/hacia los hoteles y a la sede del congreso y el programa social. Asistencia especial a ponentes e invitados, protocolo y regalos para ponentes)
Viajes
Programa social y de acompañantes (Almuerzos, cenas, recepciones, fiestas, pre y post tours. Gestión de las inscripciones para eventos opcionales)
…..

4) Gestión y Coordinación

Asistencia a las reuniones del Comité Técnico y Comité Organizador. Estudio y seguimiento integral del proyecto
Trabajo en estrecha coordinación con la Dirección Científica del Congreso y con la Sede
Atención y tratamiento in situ de los ponentes (nacionales e internacionales)
Control de empresas proveedoras (catering, materiales del congreso, azafatas, imprenta, etc)
Atención al evento en montaje, celebración y desmontaje
Control presupuestario (elaboración del presupuesto detallado, seguimiento presupuestario)

5) Gabinete de Prensa y RRPP

6) Comercialización de la exposición y sponsors